PDF Control for SharePoint

PDF-Konvertierungs- und Dokumentsteuerung für Microsoft SharePoint

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Microsoft SharePoint ist eine ausgezeichnete Pattform für die gemeinsame Nutzung von Microsoft Office-Dokumenten durch Mitarbeiter, Partner und Kunden. Diese Zusammenarbeit birgt jedoch auch das Risiko, dass Benutzer den Inhalt ohne Befugnis ändern und dasselbe Quelldokument in mehrfachen Versionen vorliegt.

Da Adobe PDF-Dokumente nicht bearbeitet werden können, bevorzugen viele Organisationen, ihre gemeinsam verwendeten Office-Dokumente in PDF zu konvertieren. Adobe PDF hat darüber hinaus den Vorteil der Portabilität über verschiedene Plattformen hinweg und ist unter Umständen das bevorzugte Format der Organisation zur Archivierung. Leider erlegt dies dem Verantwortlichen für den Inhalt die Pflicht auf, die Konvertierung vorzunehmen, die PDF-Version zu SharePoint hinzuzufügen und nicht zu vergessen, das Dokument bei jeder Änderung des Office-Dokuments zu aktualisieren.

PDF Control for SharePoint von TITUS löst dieses Problem, indem beim Hinzufügen der Microsoft-Dokumente zu SharePoint automatisch PDF-Versionen dieser Dokumente erstellt werden. Die PDF-Konvertierung erfolgt transparent im Hintergrund und erfordert keine zusätzliche Software auf dem Desktop des Benutzers. Wenn das zugrundeliegende Quelldokument in der Zukunft geändert wird, dann wird die PDF-Version automatisch aktualisiert - damit ist garantiert, dass die PDF-Version stets die aktuellste ist.

Administratoren können die Berechtigungen für sowohl das Quelldokument als auch das PDF in SharePoint steuern, sodass einige Benutzer nur auf die Originaldokumente zugreifen können, während andere wiederum nur das PDF-Dokument sehen. Beide Versionen werden in ein und derselben SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert, was das Verwalten der Dokumente erleichtert.

Hauptvorteile

• Fördert den Informationsaustausch durch automatische Konvertierung von Dokumenten ein portableres und sicheres Format
• Gewährt die Sicherheit von Quelldokumenten
• Sichert die Integrität von Dokumenten, die mit Benutzern außerhalb der Abteilung oder Organisation ausgetauscht werden
• Erstellt unkompliziert PDF-Versionen zwecks Austausch und Archivierung
• Reduziert Kosten durch das Wegfallen von benutzerbasierten PDF-Konvertierungsprogrammen
• Zu den PDF-Dokumenten können Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen in Zusammenarbeit mit dem Produkt TITUS Document Marking for SharePoint hinzugefügt werden

Features

Eigenschaft	MOSS 2007, WSS 3.0	TITUS PDF Control for SharePoint
Erstellt automatisch PDF-Versionen von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten in SharePoint
Erkennt, wenn Dokumente hinzugefügt oder bearbeitet wurden und führt automatisch die PDF-Konvertierung durch
Entfernt die Notwendigkeit einer separaten SharePoint-Dokumentbibliothek, damit verschiedene Benutzer nur auf PDF-Dokumente zugreifen können
Erfordert keinen Benutzereingriff für die PDF-Konvertierung
Erlaubt Administratoren zu entscheiden, welche Benutzer nur die PDF-Version sehen können

 

PDF Control for SharePoint wird auf Microsoft SharePoint Server und Windows SharePoint Services 2007 unterstützt. Die Lösung kann automatisch PDF-Dokumente aus Word- Excel- und PowerPoint 2003 und 2007-Dokumenten erstellen.