PDF Control for SharePoint

Conversion en PDF et contrôle des documents pour Microsoft SharePoint

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Microsoft SharePoint est une excellente plateforme pour partager des documents Microsoft Office avec des employés, des associés et des clients. Cependant, cette collaboration s’accompagne du risque que les utilisateurs modifient le contenu des documents sans autorisation, ce qui peut donner lieu à plusieurs versions d’un même document.

Étant donné que les documents PDF d’Adobe ne sont pas modifiables, de nombreuses organisations préfèrent convertir en PDF les documents Office qu’ils partagent. En outre, comme le format PDF d’Adobe présente l’avantage d’être portable d’une plateforme à une autre, il peut constituer le format choisi par l’organisation à des fins d’archivage. Malheureusement, cela alourdit la tâche du propriétaire du document qui doit effectuer la conversion, ajouter la version PDF à SharePoint et se rappeler de le mettre à jour à chaque modification du document Office.

L’application PDF Control for SharePoint de TITUS résout ce problème en créant automatiquement la version PDF des documents Microsoft au moment de les ajouter à SharePoint. Cette conversion s’effectue de manière transparente en tâche de fond et ne nécessite aucun ajout de logiciel sur le bureau de l’utilisateur. Si le document source est modifié par la suite, la version PDF est automatiquement actualisée, ce qui permet l’obtention d’une version PDF constamment à jour.

Les administrateurs ont la possibilité de réglementer les permissions accordées tant aux documents sources qu’aux versions PDF enregistrés dans SharePoint de manière à permettre à certains utilisateurs d’accéder aux documents originaux alors que les autres ne pourront consulter que la version PDF. Les deux versions sont stockées dans la même bibliothèque de documents SharePoint, ce qui facilite la gestion des documents.

Principaux avantages

• Favorise le partage d’information en convertissant automatiquement les documents vers un format plus portable et plus sécuritaire
• Garde les documents sources à l’abri du danger
• Assure l’intégrité des documents qui sont partagés avec des utilisateurs extérieurs à la section ou à l’organisation
• Production facile de versions PDF à des fins de partage et d’archivage
• Permet de réduire les dépenses en éliminant la nécessité pour l’utilisateur de se munir d’outils de conversion au format PDF
• Les en-têtes, bas de page et filigranes peuvent être insérés dans les documents PDF en combinaison avec le produit Document Marking for SharePoint de TITUS

Fonctionnalités

Fonctionnalité	MOSS 2007, WSS 3.0	TITUS PDF Control for SharePoint
Créé automatiquement la version PDF des documents Word, Excel et PowerPoint stockés dans SharePoint
Détecte l’ajout ou la modification de documents et effectue automatiquement la conversion en PDF
Élimine la nécessité de créer une bibliothèque de documents distincte dans SharePoint pour restreindre l’accès de certains utilisateurs à la version PDF uniquement
La conversion en PDF ne nécessite aucune intervention de l’utilisateur
Permet aux administrateurs de déterminer quels utilisateurs seront limités à une consultation des documents en version PDF uniquement

 

PDF Control for SharePoint est pris en charge par Microsoft SharePoint Server et Windows SharePoint Services 2007. Cette solution peut créer automatiquement la version PDF de documents Word, Excel et PowerPoint 2003 et 2007.