PDF Control for SharePoint

Conversione in PDF e Document Control per Microsoft SharePoint

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Microsoft SharePoint è un’eccellente piattaforma per la condivisione dei documenti Microsoft Office con dipendenti, partner e clienti. Però tale condivisione comporta anche il rischio che qualche utente possa modificare il contenuto dei documenti senza autorizzazione, generando varie versioni di uno stesso documento.

Poiché i documenti Adobe PDF non possono essere modificati, molte organizzazioni preferiscono convertire in versione PDF i loro documenti Office condivisi. Il programma Adobe PDF ha anche il vantaggio della portabilità attraverso varie piattaforme e può essere il formato scelto dall’organizzazione per archiviare i propri documenti. Purtroppo, però, ciò comporta un ulteriore onere per il responsabile del documento, che deve eseguire la conversione, aggiungere la versione PDF allo SharePoint e ricordarsi di aggiornarla ogni volta che il documento Office originario subisce una modifica.

Il TITUS PDF Control for SharePoint risolve questo problema creando automaticamente versioni PDF dei documenti Microsoft, ogni volta che vengono aggiunti allo SharePoint. La conversione PDF avviene in modo trasparente in sottofondo e non richiede nessun software aggiuntivo nel desktop dell’utente. Se il documento originale viene successivamente modificato, l’aggiornamento della sua versione PDF avviene automaticamente, in modo che quest’ultima sia sempre aggiornata.

Gli amministratori mantengono il controllo sulle autorizzazioni all’accesso al documento in SharePoint, sia nella versione originale che in quella PDF, decidendo quali utenti possano avere accesso all‘originale e quali soltanto alla copia in PDF. Entrambe le versioni vengono archiviate nella stessa SharePoint Document Library, per una maggiore facilità di gestione dei documenti.

Vantaggi principali

• Favorisce la condivisione dei dati convertendo automaticamente i documenti in un formato più portabile e sicuro
• Mantiene i documenti originali al sicuro da accessi non autorizzati
• Assicura l’integrità dei documenti condivisi con utenti esterni al reparto o all’organizzazione
• Produce facilmente le versioni PDF dei documenti per la condivisione e l’archiviazione
• Riduce i costi di acquisizione software eliminando la necessità di strumenti di conversione PDF a livello di singolo utente
• Può aggiungere intestazioni, piè di pagina e filigrane ai documenti PDF in abbinamento con il programma TITUS Document Marking for SharePoint product

Caratteristiche

Caratteristiche	MOSS 2007, WSS 3.0	TITUS PDF Control for SharePoint
Crea automaticamente versioni PDF di documenti Word, Excel e PowerPoint nello SharePoint
Rileva eventuali aggiunte o modifiche ai documenti originali ed esegue automaticamente l’aggiornamento della versione PDF
Rende superflua l’esigenza di avere un archivio SharePoint separato per quegli utenti che siano autorizzati a consultare esclusivamente le versioni PDF dei documenti
Non richiede l’interazione dell’utente per effettuare la conversione in formato PDF
Permette agli amministratori di decidere quali utenti siano autorizzati a consultare solo le versioni PDF dei documenti

 

PDF Control for SharePoint è compatibile con Microsoft SharePoint Server e Windows SharePoint Services 2007. Il programma può convertire automaticamente in formato PDF documenti Microsoft Word, Excel e PowerPoint 2003 e 2007.