Document Marking for SharePoint

Aplique filigranas y etiquetas a documentos Office y PDF

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A fin de crear conciencia con respecto a información confidencial y satisfacer las exigencias de cumplimiento, muchas organizaciones estiman conveniente etiquetar los documentos usando metadatos específicos. Estos metadatos podrían consistir en una clasificación, un sello de tiempo, el nombre del usuario u otra información importante.

Lamentablemente, a los usuarios a menudo se les olvida aplicar las etiquetas cuando crean documentos nuevos. A consecuencia de lo anterior, otros usuarios podrían no darse cuenta de que documentos que están siendo compartidos contienen información confidencial. El Document Marking for SharePoint de TITUS resuelve este problema aplicando en forma automática etiquetas a documentos en formato Office y PDF a medida que éstos van siendo agregados a una biblioteca de SharePoint. Se pueden agregar etiquetas al encabezado y pié de página del documento, y/o filigrana. El contenido de la etiqueta es completamente configurable por parte del administrador, y puede basarse en cadenas de texto o derivarse de los metadatos del documento. La administración se lleva a cabo a través de la interfaz normal de administración de SharePoint, empleando una política ajustada a las necesidades.

El Document Marking for SharePoint permite etiquetar cientos y hasta miles de documentos existentes en una biblioteca de documentos de SharePoint. Los administradores simplemente asignan una política relativa a etiquetas o filigranas a una biblioteca de documentos de SharePoint existente. La próxima vez que un usuario abra un documento contenido en la biblioteca, verá las etiquetas del documento.

Beneficios clave

• Aplica automáticamente etiquetas uniformes, consistentes , e integrales
• Crea mayor conciencia y responsabilidad en cuanto a seguridad en la distribución de documentos
• Permite el etiquetado de cientos o miles de documentos a la vez
• Permite a los administradores configurar y actualizar las etiquetas en cualquier momento, incluyendo el control sobre el tipo de letra, tamaño, color, y colocación de las etiquetas visuales
• Asegura el cumplimiento con las normas reglamentarias de marcaje

Funciones

Función	MOSS 2007, WSS 3.0	TITUS Document Marking for SharePoint
Permite aplicar encabezados y pies de página a documentos de SharePoint automáticamente, sin intervención alguna de parte del usuario
Permite aplicar automáticamente filigranas a documentos en SharePoint (documentos en formato Microsoft Word, PowerPoint y PDF)
Permite colocar encabezados y pies de página de manera consistente dentro del documento (justificación margen izquierdo, justificación margen derecho o centrado)
Las etiquetas SharePoint no pueden ser retiradas por el usuario
Permite agregar etiquetas a miles de documentos existentes en un Sitio o Biblioteca de Documentos de SharePoint
Permite modificar las etiquetas en cualquier momento mediante un simple cambio de política efectuado por el administrador
Permite agregar etiquetas a medida que se van cargando en SharePoint documentos en grandes volúmenes

El Document Marking for SharePoint se apoya en Microsoft SharePoint Server y en Windows SharePoint Services 2007. Esta solución permite etiquetar documentos en Microsoft Word, Excel, PowerPoint y PDF.