PDF Control for SharePoint

Conversión a PDF y Control de Documentos para Microsoft SharePoint

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Microsoft SharePoint es una plataforma excelente para compartir documentos en Microsoft Office con los empleados, socios, y clientes. Sin embargo, esta colaboración conlleva el riesgo de que los usuarios cambien el contenido sin autorización, lo cual redundará en múltiples versiones del mismo documento fuente.

Debido a que no es posible modificar los documentos en Adobe PDF, muchas organizaciones prefieren convertir sus documentos compartidos Office a PDF. Además, Adobe PDF tiene la ventaja de la portabilidad a través de distintas plataformas, y quizás sea el formato que la organización escoja para archivar sus documentos. Lamentablemente, lo anterior impone una carga adicional sobre los hombros del propietario del documento, quien debe efectuar la conversión, agregar la versión PDF a SharePoint, y acordarse de actualizarlo en caso de que el documento Office cambie.

El PDF Control for SharePoint de TITUS resuelve este problema creando automáticamente versiones en PDF de documentos Microsoft a medida que se van agregando los documentos a SharePoint. La conversión a PDF se lleva a cabo de manera transparente en el trasfondo, y no requiere que la computadora de sobremesa del usuario cuente con ningún otro software adicional. Si en el futuro, el documento fuente cambia, el PDF se actualiza automáticamente, lo cual garantiza que la versión en PDF siempre estará actualizada.

Los administradores pueden controlar los permisos, tanto en el documento fuente como en el PDF en SharePoint, de tal manera que algunos usuarios puedan tener acceso a los documentos originales, en tanto que otros podrán ver únicamente la versión en PDF. Ambas versiones están almacenadas en la misma Biblioteca de Documentos de SharePoint, lo cual facilita el manejo de los documentos.

Beneficios Clave

• Promueve el intercambio de información al convertir documentos automáticamente a un formato más portátil y seguro
• Mantiene los documentos fuente seguros y protegidos
• Asegura la integridad de los documentos que se comparten con usuarios fuera del departamento u organización
• Produce con toda facilidad versiones en PDF para compartir y archivar
• Disminuye los costos al eliminar la necesidad de contar con herramientas de conversión a PFD basadas en el usuario
• Es posible agregar encabezados, pies de página, y filigranas a documentos en PDF en conjunto con el producto Document Marking for SharePoint de TITUS.

Funciones

Funcion	MOSS 2007, WSS 3.0	TITUS PDF Control for SharePoint
Crea automáticamente versiones en PDF de documentos en Word, Excel y PowerPoint contenidos en SharePoint
Detecta cuando se han agregado o modificado documentos y ejecuta la conversión a PDF automáticamente
Elimina la necesidad de contar con una biblioteca de documentos de SharePoint por separado para limitar a algunos usuarios su acceso a PDF únicamente
No requiere de interacción alguna por parte del usuario para la conversión a PDF
Permite a los administradores decidir qué usuarios podrán visualizar únicamente el formato PDF

 

El PDF Control for SharePoint se apoya en Microsoft SharePoint Server y en Windows SharePoint Services 2007. Esta solución permite crear automáticamente versiones en PDF de documentos en Word, Excel y PowerPoint 2003 y 2007.